Palmart ERP es una aplicación que permite gestionar una o varias empresas, con una o más delegaciones, para ello lo primero que se debe hacer es configurar la ficha de la empresa.
En este artículo se va analizar la ficha de empresa y sus asociados. Para crear o configurar la ficha de la empresa el usuario tiene que hacer una nueva búsqueda del objeto empresas y filtrar.
1. Ficha de empresa. Entorno TechFun.
Al existir una empresa ya creada hay que hacer clic con el botón derecho del cursor, seleccionar la opción ver y desde la ficha de la empresa hacer clic en nuevo.
Al hacer clic en el botón nuevo se abrirá una ficha de empresa en blanco en la que se deben de completar los datos generales.
Una vez rellenados los datos generales hay que hacer clic en guardar. Al guardar la nueva empresa el sistema muestra un aviso en el que pregunta los siguiente: ¿Desea travasar datos de otro ejercicio?.
Esto se debe a que al crear una nueva empresa se está generando un nuevo ejercicio contable para comenzar. Los datos a trasvasar son el Plan Contable y las subcuentas de un ejercicio contable que hay creado en cualquiera de las empresas ya existentes en el ERP.
Si nueva empresa trabaja con el Plan Contable español y ya existe un ejercicio contable de una empresa que trabaja con el Plan Contable español, hay que seleccionar un ejercicio contable desde el que se trasvasaran los datos.
Una vez seleccionado el ejercicio contable del que se quieren trasvasar los datos, el usuario puede seleccionar si desea trasvasar el Plan contable y las subcuentas, o simplemente el Plan Contable. Además, si desea reiniciar la numeración de objetos (Ofertas, Pedidos, Facturas, Partes, ...) o no.
La opción Si implica que las Ofertas, Pedidos, Facturas, Partes, etc., reiniciarán su numeración con la posibilidad de cambiar los valores en la pestaña Numeración del ejercicio contable como se verá a continuación.
La opción No implica que las Ofertas, Pedidos, Facturas, Partes, etc., mantendrán la numeración del ejercicio seleccionado.
Lo más habitual es reiniciar la numeración de objetos. Con todas las opciones seleccionadas hay que hacer clic en aceptar para crear la empresa y el ejercicio contable correctamente.
La siguiente pestaña de la ficha de empresa es la de Económicos, en esta pestaña se van a completar los datos del registro notarial y los días de pago entre otros datos.
Finalmente el usuario encuentra la pestaña RECC, Régimen Especial de Criterio de Caja, que permite configurar las fechas de inicio y de fin de este Régimen Especial de Criterio de Caja.
Además de las pestañas, en la ficha de empresa el usuario encuentra un el botón de objetos asociados que permite consultar o crear lo siguientes objetos: delegaciones, documentos, domiciliaciones de empresa y ejercicios contables. Estos objetos se puede gestionar desde la ficha de empresa o desplegando el árbol.
Para desplegar el árbol en el entorno TechFun hay que hacer clic en el icono (1) correspondiente situado en la esquina superior izquierda de la ventana y arrastrar el objeto a la zona habilitada para ello.
2. Ficha de empresa. Objetos Asociados.
2.1. Ejercicios Contabilidad.
Al arrastrar el objeto empresa al árbol se despliegan los elementos asociados a éste, en primer lugar se encuentra Ejercicios Contabilidad, haciendo clic sobre el titulo se despliegan todos los ejercicios contables que hay dados de alta en el sistema, volviendo a hacer clic sobre uno de ellos se despliegan los objetos enlazados a dicho ejercicio contable.
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el ejercicio contable se puede ver la ficha del mismo.
La ficha del ejercicio contable cuenta con cuatro pestañas diferenciadas:
- General.
- Contabilidad: en esta pestaña se especifican los dígitos de las cuentas contables
- Numeración.
- Periodos: periodos fiscales
En la ficha del ejercicio contable también se pueden encontrar los siguiente elementos asociados: documentos, gestión de asientos, periodos fiscales, Plan contable y subcuentas. Todos estos objetos se estudiarán en el tema de gestión contable.
Además,en el botón de opciones el usuario puede establecer dicho ejercicio como predeterminado y ver las cuentas generales.
2.2. Delegaciones.
Palmart ERP permite crear varias delegaciones dependientes de una misma empresa. Por defecto, la aplicación crea la delegación Sin Definir (0) que en caso de que la empresa no tenga más delegaciones es suficiente para poder trabajar correctamente.
Para ver la ficha de la delegación hay que colocar el cursor sobre la misma, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción ver.
La ficha de la delegación se compone de dos pestañas: datos y subcuentas contables, además de una botonera en el pie de la misma.
- Datos: datos generales de la delegación.
- Subcuentas contables:
- Nuevo: permite crear una nueva delegación asociada a la empresa.
- Asociados: calendarios, departamentos y documentos de la delegación.
Los asociados se pueden ver también en el árbol desplegando cada uno de los objetos.
2.3. Documentos.
A través de la gestión documental de la aplicación se pueden enlazar documentos (Word, Excel, PDF, correos electrónicos, etc.) a cualquier objeto del ERP de forma sencilla, simplemente hay que arrastrar el documento al objeto y soltarlo.
2.4. Domiciliaciones Empresa.
Las domiciliaciones de empresas son las cuentas corrientes de la empresa con las que gestiona sus cobros y pagos. Haciendo clic en el título se despliegan las cuentas dadas de alta en la aplicación.
Para poder ver la ficha de la cuenta corriente hay que colocar el cursos sobre el título de la misma, hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción ver.
Desde la ficha de la cuenta bancaria se pueden crear nuevas cuentas bancarias, consultar los datos generales de la cuenta y las cuentas contables asociadas a la cuenta.
Para crear una nueva cuenta bancaria hay que hacer clic en el botón nuevo e ir completando los datos de la cuenta. Una domiciliación está compuesta de los siguientes campos:
- Descripción: es posible tener varias domiciliaciones en cada objetos,hay que dar un nombre que permita diferenciarlas.
- Domiciliacion Extranjera: el número de dígitos en la cuenta o dígito de control, puede variar en función del país.
- Empresa: empresa relacionada con la cuenta.
- Banco: banco al que pertenece la cuenta, en el caso de no existir. Desde el menú Añadir se pueden crear nuevas entidades.
- Sucursal: sucursal a la que pertenece la cuenta, en el caso de no existir. Desde el menú Añadir se pueden crear nuevas.
- Cuenta. en el caso de domiciliaciones nacionales, 10 dígitos.
- Dígito de control. Calculado en función del código del banco, sucursal y cuenta. Solo se comprueba en Dom. nacionales.
- IBAN. Codificación que une el código del país + 2 dígitos de control. En el caso de España sera 'ES' + '00' + Banco + Sucursal + Dígito de control + Cuenta. Se puede calcular automáticamente usando el menú IBAN.
- Domiciliación activa. Se desmarcara cuando ya no se este usando o ya no sea valida.
La aplicación cuenta con un maestro de bancos y sucursales para completar los datos de la cuenta corriente pero en el caso de que el banco o la sucursal de la cuenta que se está dando de alta no estuviese incluida en el maestro se pueden añadir desde el menú superior.
Para añadir un banco hay que hacer clic en la opción banco y en la siguiente ventana completar los datos correspondientes en la primera fila en blanco de la ventana.
Para que el banco esté correctamente configurado hay que añadir los cuatro dígitos que identifican a la entidad bancaria, el nombre, el NIF, el código Swift y bajar de línea.
Para añadir una sucursal hay que seleccionar en la domiciliación el banco y en caso de que no exista la sucursal desde el menú superior Añadir hacer clic en Sucursal.
Completar los datos de la sucursal y hacer clic en guardar:
- Código de la sucursal: 4 dígitos.
- Nombre.
- Dirección.
- Código Postal.
- Ciudad.
- Provincia.
- Teléfonos.
- Fax.
- Email.
Una creada la sucursal se pueden añadir contactos a la misma haciendo clic en contacto y luego en añadir.
Para asociar un contacto hay que filtrar, seleccionar el contacto y hacer clic en aceptar.
3. Ficha de empresa. Entorno clásico.
La única diferencia que encontramos en el entorno clásico es la visualización del interface y algunas pequeñas diferencias en para desplegar el árbol y las opciones al hacer clic con el botón derecho sobre los objetos.
En lo que respecta a las ventanas, asociados y funcionalidad es la misma que en el entorno TechFun.
Para encontrar la ficha de la empresa hay que hacer una nueva búsqueda del objeto empresa y filtrar. La aplicación mostrará los resultados y desde la búsqueda se puede abrir el árbol o crear una nueva empresa haciendo clic con el botón derecho sobre la misma y seleccionar la opción nuevo.
