Palmart ERP permite gestionar la información referente a clientes existentes en la aplicación y crear nuevos. En este artículo se va a estudiar cómo gestionarlos.


1. Ficha de cliente.


La ficha del cliente se compone de una cabecera en la que se encuentran el id de cliente (ha de coincidir con la terminación de la cuenta contable asociada al mismo), los datos fiscales, las pestañas de datos (datos, económicos, comerciales, contactos, contabilidad y observaciones) y la botonera del pie.


1.1. Cabecera.


En la cabecera de la ficha se encuentran los siguientes campos:

  • Código: identificador del cliente, ha de coincidir con la terminación de la subcuenta contable asociada a este en el Plan Contable. En este caso son 5 dígitos porque las cuentas contables tienen 9. Puede ocurrir que se trabaje con clientes potenciales en ese caso el código tendría delante una P y continuaría con una numeración ordenada 0000n que cambiará al convertir el cliente en nacional, comunitario o extranjero. Además, se puede configurar la aplicación para poder asignar el código de forma manual o automática.
  • Bloqueado: check que permite bloquear el cliente para que no se pueda trabajar con él.
  • NIF.
  • Razón Social.
  • Nivel: cliente o planta.
  • Depende de: delegación de la empresa de la que depende el cliente


1.2. Datos.


En la pestaña datos se encuentran los siguientes campos:

  • Dirección.
  • País.
  • Provincia.
  • Kmts: distancia al cliente.
  • Ciudad.
  • Código postal.
  • Teléfono.
  • Extensión.
  • Fax.
  • Email.
  • Tipo de cliente:
    • Potencial: es potencial el cliente que ha solicitado presupuesto por primera vez y todavía no se ha trabajado con él. Al aceptar el presupuesto habrá que cambiar el tipo de cliente a nacional, comunitario o extranjero para poder operar con él.
    • Nacional: clientes del territorio nacional.
    • Comunitarios: clientes de dentro de la Unión Europea.
    • Extranjeros: clientes que son de países que no pertenecen a la Unión Europea.
  • Alta: fecha de alta del cliente.
  • Otro tipo: permite clasificar los clientes con unos criterios adicionales a los anteriormente explicados.
  • Web.
  • Calendario: permite asociar al cliente un calendario concreto con festivos. 
  • Persona jurídica.
  • Cliente contado.


1.2. Económicos.


1.2.1. Económicos.


En la pestaña de datos económicos se encuentran los siguientes campos:

  • Listas de precios: precios de ventas especiales para el cliente.
  • Listas de precios de portes: precios de portes especiales para el cliente.
  • Forma de pago: método de pago asignado al cliente.
  • Días de pago: días del mes en los que el cliente hace los pagos.
  • Días precio.
  • Aplicar Ley Morosidad.
  • Descuento.
  • Descuento por Pronto Pago.
  • Domicialiación: cuenta corriente de la empresa con la que se gestionan los cobros del cliente. Se asigna desde el botón Domiciliaciones empresa.
  • Moneda.
  • Id Delegación descuento.
  • Tipo facturación.
  • Máximo facturación.
  • Precód Facturación.
  • Serie de venta: serie de venta asignada al cliente,
  • Serie contrato: serie de contratos asignada al cliente.
  • Días carencia.
  • Factura obra/planta: check.
  • Fact. Referencia: check.
  • Rappel por planta: check.
  • IVA: porcentaje de IVA aplicado al cliente.
  • Cambio cliente en factura: check.
  • Impuesto Indirecto.
  • Recargo de equivalencia: check.
  • Tipo de pedido:
  • Id portes: debidos o pagados.
  • Agrupación de efecto: check que permite agrupar los efectos de cobro del cliente.
  • Riesgo: permite asignar el tope de riego del cliente.
  • No bloquea riesgo: check que permite hacer pedidos al cliente aunque haya superado el riesgo y la aplicación esté parametrizada para bloquear cuando se supere el riesgo.
  • Número de pedido obligatorio: check que obliga a poner el número de pedido de cliente.
  • Periodicidad.
  • Albarán valorado.
  • Albarán por pedido.
  • Transportista: permite asignar un transportista por defecto al cliente. Previamente hay que dar de alta al transportista en su correspondiente mantenimiento.
  • Resumen: botón que muestra el resumen del riesgo del cliente.
  • Tipo de margen: margen de beneficio que se asigna al cliente en el cálculo de precios.
  • Descuento cálculo de precios: descuento que se aplica al cliente en cálculo de precios.


1.2.2. Días de excepción.


Permite configurar aquellos periodos del año en los que por motivos como vacaciones no se le giran cobros al cliente. Para ello, hay que indicar desde que mes y día, y hasta que mes y día.



1.3. Comerciales.

 En la pestaña de datos comerciales se encuentran los siguientes campos:

  • Sector: sector al que pertenece el cliente, se pueden dar de alta desde el menú superior de mantenimientos.
  • Clasificación.
  • Capital social.
  • Empleados: número de empleados de la empresa cliente.
  • Facturación.
  • Zona: zona comercial a la que pertenece el cliente, se pueden dar de alta desde el menú superior de mantenimientos.
  • Representante: representante comercial que gestiona ese cliente, el representante se tiene que dar de alta como empleado primero y luego asignarlo a la ficha del cliente. Sirve posteriormente para la gestión de comisiones.
  • Fecha entrega.
  • Ruta: ruta de transporte.
  • Mailing.
  • Agente:
  • Código EAN.
  • Observaciones.
  • Texto factura: 
  • Texto albarán:
  • Impreso oferta: permite establecer el documento predeterminado para la impresión de las ofertas del cliente.
  • Impreso pedido: permite establecer el documento predeterminado para la impresión de los pedidos del cliente.
  • Impreso alb: permite establecer el documento predeterminado para la impresión de los albaranes del cliente.
  • Impreso factura: permite establecer el documento predeterminado para la impresión de las facturas del cliente.
  • Cop. oferta: número de copias de impresas por defecto para las ofertas del cliente.
  • Cop. pedido: número de copias de impresas por defecto para los pedidos del cliente.
  • Cop. albarán: número de copias de impresas por defecto para los albaranes del cliente.
  • Cop. factura: número de copias de impresas por defecto para las facturas del cliente.
  • Idioma: idioma predeterminado del cliente.


1.4. Contactos.

En la pestaña de contactos NO se crean los contactos asociados al cliente si no que se establecen los contactos predeterminados por defecto y para el envío de albaranes y facturas.

De forma automática la aplicación crea el contacto 0 con los datos completados en la pestaña datos y lo asigna al contacto por defecto, al contacto de albarán y al contacto de factura.

Para cambiarlos primero se deben crear los contactos desde el asistente de contacto situado en el menú superior contactos o desde el objeto contactos situado en el desplegable de asociados.


En el caso de tener instalado el módulo de E-factura se deben determinar los campos Tipo eFactura, Tipo envío eFactura e informe eFactura para su correcto funcionamiento.


1.4.1. Asistente de contactos.


Para crear contactos o direcciones de entrega asociadas al cliente que luego se podrán utilizar en ofertas, pedidos, albaranes y facturas hay que hacerlo desde el asistente de contactos o desde el objeto contactos. 



Hay que indicar que es un contacto nuevo y hacer clic en aceptar.


Al hacer clic en aceptar aparece en la pantalla la ficha del contacto en blanco para rellenar los datos del mismo y hacer clic en guardar.



Lo campos de la ficha de contacto son los siguientes:

  • Id Contacto: lo asigna la aplicación de forma automática al guardar.
  • Tipo: hay tres tipos de contactos albarán, facturación y genérico. Si se quiere dar de alta una dirección de entrega se tendrá que seleccionar contacto de facturación.
  • Dirección.
  • Id País y País.
  • Id Provincia y Provincia.
  • Id Ciudad y Ciudad.
  • Código postal.
  • Envío Inform.
  • Cargo.
  • Teléfono del trabajo.
  • E-mail.
  • Extensión.
  • N.I.F.
  • Teléfono de casa.
  • Código EAN.
  • Teléfono Móvil.
  • Departamento.
  • Número de fax.
  • Empresa.
  • Ruta.
  • Zona.
  • Idioma.
  • Observaciones: campo de texto abierto para escribir datos de interés en el contacto.
  • Oficina Contable: código de la oficina contable para el modulo eFactura.
  • Órgano Gestor: código del órgano gestor para el modulo eFactura.
  • Unidad Tramitadora: código de la unidad tramitadora para el modulo eFactura.


En el pie de la ficha del contacto se encuentran los siguientes botones:

  • Guardar.
  • Nuevo: permite crear un nuevo contacto.
  • Eliminar.
  • Imprimir.
  • Asociados: desplegable en el que se encuentran los clientes, documentos, plantas, proveedores y sucursales asociados al cliente.
  • Notas: ventana emergente en la que se escribe información que conviene recordar cada vez que se trabaja con este contacto.
  • Copiar Datos Cliente: permite copiar los datos de la pestaña de datos del cliente a la del contacto. Útil cuando son los mismos datos generales.
  • Cerrar.

 

1.5. Contabilidad.


En la pestaña de contabilidad se pueden consultar todas las cuentas contables asociadas al cliente. 


1.6. Observaciones.


En la pestaña observaciones se pueden escribir anotaciones y observaciones relevantes del cliente. 



1.7. Asociados.


Desde el botón de asociados se pueden consultar los albaranes, anticipos de cliente, domiciliaciones, contactos, contratos, contratos de cuotas, documentos, efectos, facturas, facturas de deudor, precios de clientes, precios de transportes. ofertas, ofertas de diseño, partes, pedidos, plantas, proyectos, seguimientos y datos de facturan asociados a dicho cliente.



1.8. Notas.


Desde el botón de notas se puede añadir información relevante del cliente que aparecerá en forma de ventana emergente cada vez que se trabaje con este cliente.



1.9. Clientes.


Desde el menú superior clientes el usuario puede realizar las siguientes acciones:

  • Asignar el cliente a grupos de descuento.
  • Asignar el cliente a empresas de crédito.
  • Asignar al cliente referencias.
  • Asignar al cliente Rappels previamente configurados.
  • Crear anticipos de facturas.
  • Crear fianzas.
  • Crear relaciones con otros clientes.
  • Ver el extracto de cuentas.
  • Gestión de plantas asociadas al clientes.
  • Ver el extracto de cuentas de terceros.
  • Crear descuentos en artículos concretos.
  • Cambiar los datos fiscales.
  • Asignar el cliente a promociones.
  • Consultar efectos de cobro pendientes.
  • Cobrar los efectos pendientes desde la cartera de pagos.


1.10. Mantenimientos.

Desde el menú superior de mantenimientos el usuario puede dar de alta los siguientes mantenimientos relacionados con clientes: agentes, formas de pago, idiomas, origen, otros tipos de clientes, portes, relaciones de clientes, sectores, tipos de clientes, tipos de facturación, tipos de pedido, transportes y zonas de clientes.



1.10.1. Agentes.


Para dar de alta agentes que se asociarán en la pestaña de datos comerciales de la ficha del cliente (no confundir con representantes o comerciales) hay que hacer clic en la opción de agentes del menú superior de mantenimientos de la ficha, escribir el id de artículo, el nombre del agente y bajas de línea para grabar.



1.10.2. Formas de pago.


Las formas de pago se asocian al cliente en la pestaña de datos económicos, por defecto la aplicación aplicará la forma de pago asignada al cliente aunque se podrá cambiar en las facturas asociadas a éste desde la cabecera de las mismas. La forma de pago afecta a los efectos de pago del cliente y sus vencimientos.



Se pueden crear formas de pago colocando el cursor sobre cualquiera de las formas de pago que se muestran en pantalla, haciendo clic con el botón del mismo y seleccionando la opción nuevo. 


Al seleccionar la opción nuevo aparece la ventana de configuración de la forma de pago en la que hay que escribir la descripción de la misma y hacer clic en guardar.

El siguiente paso es elegir el tipo de efecto de la forma de pago, en este caso, transferencia. Todo seguido hay que especificar el número de vencimientos, el período de días del primer vencimiento, el período restante de los siguientes vencimientos y bajar de línea para grabar.

Desde la ventana de la forma de pago se puede consultar los tipos de efectos que existen en el sistema, para ello hay que ir al menú superior mantenimientos y hacer clic en la opción de tipos de efectos.

La base de datos de Palmart cuenta con unos cuantos tipos de efectos configurados para añadir nuevos hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos.


1.10.3. Idiomas.


El siguiente mantenimiento es el de idiomas del cliente. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. Se podrá asociar ese nuevo idioma en la ficha del cliente en la pestaña de datos comerciales.

1.10.4. Origen.


En la pestaña de datos comerciales se puede clasificar el origen del que proviene el cliente. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 

Además, se pueden crear subcanales y asignar una comisión a los mismos.


1.10.5. Otros tipos de clientes.


En la pestaña de datos del cliente se puede hacer una segunda clasificación de los clientes desde el campo otro tipo. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 


1.10.6. Portes.


Desde este mantenimiento se pueden crear distintos tipos de portes de pedidos. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 

1.10.7. Relaciones de clientes.


Desde este mantenimiento se pueden dar de alta tipos de relaciones de cliente para después crear dichas relaciones entre dos clientes como se veía anteriormente. Para crear una nueva hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 


1.10.8. Sectores.


Este mantenimiento permite crear distintos sectores productivos o económicos y luego clasificar al cliente según el sector al que pertenece en la pestaña de datos comerciales de la ficha del cliente. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 



1.10.9. Tipos de clientes.


Desde este mantenimiento se pueden consultar las cuentas contables asociadas a los cuatro tipos de clientes potenciales, nacionales, comunitarios y extranjeros. Además, de crear nuevos tipos de cliente y vincularlos a las correspondientes cuentas de cada sección.



1.10.10. Tipos de facturación.


Este mantenimiento permite crear tipos de facturación que luego se pueden asociar en la ficha del cliente en la pestaña de datos económicos. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 


1.10.11. Tipos de pedidos.

Este mantenimiento permite crear tipos de pedidos que luego se pueden asociar en la ficha del cliente en la pestaña de datos económicos. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 


Además, se han de vincular las series de facturación con las que se desea gestionar ese tipo de pedidos. 



1.10.12. Transportes.


Este mantenimiento permite crear tipos de transporte de los pedidos. Para crear uno nuevo hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. 


1.10.13. Zonas de cliente.


Este mantenimiento permite crear zonas de cliente y asociarlas luego en la pestaña de datos comerciales de la ficha del cliente. Para crear una nueva hay que colocarse en la primera fila de la rejilla en blanco, completar los datos y bajar de línea para grabar los datos. Además, de asignar los códigos postales a dicha zona seleccionado la zona y los códigos postales correspondientes desde la las rejillas inferiores.