3.5 Ventana Operaciones. Componentes y configuración.
En Operaciones se dan de alta todos los procesos concretos que la empresa lleva a cabo
en su cadena de trabajo completa; desde las horas de diseño y maquetación
hasta el embalado y envío de los productos; pasando por la impresión,
las pruebas de color, el troquelado y conformado y un largo etcétera.
Decidir qué es un proceso es papel principalmente del usuario,
aunque nosotros solemos dar unas pautas para que la navegación
y el manejo del software sean más fluidos e intuitivos.
En esta ventana son tres los focos de interés:
3.5.1 Filtros de búsqueda
3.5.2 Cabecera de columnas
3.5.3 Botonera inferior
Los analizaremos por partes.
3.5.1 Ventana Operaciones. Filtros de búsqueda
En primer lugar, hallamos en la parte superior una serie de Filtros de búsqueda para acotar la búsqueda de los procesos que nos interesen.
Los campos se rellenan según el ejemplo:
En la primera casilla indicamos el campo de filtrado; en la segunda el valor, que generalmente será "como" o "="; en la tercera podemos teclear libremente un texto de búsqueda.
3.5.2 Ventana Operaciones. Elementos de la tabla. Crear Máquinas.
En segundo lugar tenemos la tabla en sí.
Cada cabecera de columna corresponde a un campo rellenable, de los cuales nos interesa saber que:
- Id: Se rellena automáticamente según creamos elementos.
- Descripción: Es el nombre que nosotros asignamos al proceso.
- Área: Elegir una de las creadas en según el punto 3.3.
- Tipo Operación: Elegir una de las creadas en el punto 3.2.
- Máquina: Se refiere a la Máquina específica que desempeñará la Operación. Para ello primero habrá que crearla atendiendo al siguiente proceso:
1. Accedemos a través de la Botonera inferior al apartado "Nueva Máquina".
Se nos abrirá la siguiente pestaña:
2. Aquí rellenaremos los campos en rojo, los cuales suponen el mínimo para que todo funcione correctamente.
Artículo: Identificador abreviado. Solemos recomendar el uso de la estructura
«MAQ» + NOMBRE MÁQUINA ABREVIADO
Descripción: Nombre completo, que será el que veremos siempre nosotros.
Subtipo: Tipo de Máquina de los configurados según el punto 3.1.
Área: Centro de Coste asociado según los configurados en el punto 3.3.
Naturaleza: Lo configuraremos casi siempre como Bienes.
3. Guardamos, cerramos pestaña y asignamos la Máquina creada a la línea de Operación que corresponda.
Nota: Podemos hacer Click sobre cualquier cabecera de columna para ordenar los procesos según el criterio de la columna elegida, en orden ascendiente o descendiente.
3.5.3 Ventana Operaciones. Botonera inferior.
En tercer lugar vemos la Botonera inferior, que consta de los elementos siguientes:
1. Crear/Editar Proceso Cálculo: Pulsando este botón mientras tenemos seleccionada una línea de Operación podremos configurarla y editarla.
2. Duplicar: Pulsándolo sobre una línea de Operación crearemos una nueva línea con exactamente la misma configuración.
3. Ordenación Procesos de Cálculo: Tenemos la posibilidad de ordenar a nuestro criterio los procesos.
Recomendamos ordenar respetando bloques de 100 o 200 números para separar las principales Áreas/Centro de Coste entre sí y 5 número entre cada proceso para que en un futuro podamos añadir en esos huecos intermedios nuevos procesos. Lo vemos con un ejemplo práctico:
Aquí hemos filtrado la ventana Orden de Procesos gracias sus casillas en la cabecera para ver solo los pertenecientes al Área/Centro de Coste de "Preimpresión".
Como se puede ver, los códigos de Orden siguen la secuencia 50-60-70-75-80-85-90, dejando libres los números intermedios (71, 72, 73, 74, 76, 77, etc.) para futuros procesos y acabando antes del 100, ya que a partir de éste irán los de "Impresión".
5. Nueva Máquina: Aquí crearemos, como bien se ha explicado al inicio del punto 3.5.2., las máquinas protagonistas de los procesos.
6. Ver Máquinas: Aquí podemos editar, gestionar y eliminar las máquinas ya creadas.
7. Cerrar: Para abandonar la ventana de Operaciones. Debemos hacer siempre uso de este botón y nunca del Aspa (X) de la esquina superior derecha.
3.5.4 Crear Operaciones
Primero, rellenaremos la línea de la Operación de izquierda a derecha, sin dejar ningún campo vacío.
En caso de querer abandonar la línea antes de completarla, presionaremos la tecla "Esc" y perderemos los cambios.
Una vez completada, saltamos a la línea de abajo con un click o con las flechas del teclado. Guardada. Ahora vamos al botón Crear/Editar Proceso de la barra inferior y se nos abrirá una nueva ventana.
3.5.5 Configurar Operaciones
Para ilustrar esta sección realizaremos varios ejemplos de Operaciones con configuraciones dispares.
Generemos en primer lugar un proceso de "Diseño" dentro de "Preimpresión".
Dentro de la Ficha de Proceso, hallamos los siguientes elementos definitorios del proceso:
- Proceso Interno o Externo. Según lo realice el usuario o lo encargue a terceros.
- Unidad de entrada. Es un elemento nuclear en la configuración. Dicta la unidad de medida principal del proceso, aunque luego se puede añadir alguna extra dentro de la Tarifa.
En este caso vamos a cobrar el servicio de Diseño según las horas dedicadas, así que seleccionamos "Horas". En caso de no saber qué Unidad elegir, en el botón 3 tenemos la explicación detallada acerca de qué mide cada Unidad de Entrada.
Nota: Tenemos disponible una unidad especial, llamada 'Otras Unidades' para unidades fuera de lo habitual o que no aparezcan en la lista.
Cuando se haga uso de 'Otras Unidades', debemos ir al botón Opciones Generales de la botonera lateral y marcar las dos primeras casillas como activas.
Si no pueden surgir errores en el cálculo.
- Botón de ayuda para la Unidades de Entrada.
- Rendimientos expresados en... Es también de los apartados más importantes.
Establece el método de correlación del Tiempo, el nº de Unidades de entrada y el Coste.
En este caso lo mediremos por Coste (coste / unidad de entrada), es decir, cobraremos a razón de X euros/Hora (Unidad de Entrada).
En 'Unidad de entrada expresada en...' podemos indicar si queremos medir las cantidades en unidades o en millares. - Generación de... Aquí decidimos si el proceso se aplicará una sola vez durante todo el proyecto (como es el caso del 'Diseño') o si se aplica individualmente en cada Tirada o si se repetirá en alguna de ellas.
Una Tirada es cada una de las partes diferenciadas
que conforma un producto acabado.
En un libro serían distintas Tiradas: Cubierta, Interior, Guardas y Sobrecubierta.
- Botonera lateral. De ella nos serviremos para seguir configurando, pero merece ser explicada en un punto aparte.
Ficha de Proceso. Botonera lateral. Elementos y configuración.
- Tipos de Trabajo. Para asignar en cuáles de estos queremos que nos figure el proceso como elegible. En nuestro ejemplo, incluiremos "Diseño" en todos los Tipos de Trabajo.
- Costes y Puestas. Nos sirve en caso de querer aplicar un coste por hora fijo e independiente de otras variables.
Recomendamos leer antes de configurar este punto, el siguiente apartado.
- Grupos / Tarifas. Aquí es donde se halla el grueso de la configuración de procesos.
Llamamos Grupo o Tarifa a las diferentes versiones de un mismo proceso siempre que no requieran modificar ningún elemento sustancial del mismo.
Estos son los apartados 1, 2, 4 y 5 que se muestran en la imagen de Ficha de Proceso al inicio del punto 3.5.5 Configurar Operaciones y que obligan a crear un proceso nuevo.
Nosotros vamos a editar la única tarifa que tenemos en "Diseño".
En los detalles de Grupo /Tarifa haremos uso de la botonera lateral para la configuración.
Tenemos los siguientes botones:
- Mínimos: Sirve para establecer el mínimo que cobraremos por ese servicio.
- Costes: Es aquí donde insertaremos el precio de la operación.
- Variaciones: Si necesitamos aplicar algún descuento o incremento puntual, lo podemos configurar aquí en forma de porcentaje o de cifra fija.
- Mermas: Aquí introducimos las mermas que tiene cualquier proceso, por ejemplo como es habitual, una máquina. Puede ser una merma fija o porcentual.
- Primer Tramo: Aquí se establece un precio distinto para las primeras unidades de un proceso. La unidad de medida concuerda con la Unidad de Entrada fijada.
- Materia Prima: Sirve para asociar materiales (soportes, colas, cajas, etc.) al proceso.
- Cliente: Sirve para asociar la tarifa a un cliente en específico.
- Mínimos: Sirve para establecer el mínimo que cobraremos por ese servicio.
Seguimos con la Botonera lateral de la ventana Ficha de Proceso:
- Opciones generales. Se reúne en esta ventana una serie de opciones variadas que afectan a detalles muy concretos de la configuración.
El uso más habitual de esta ventana se da cuando configuramos un proceso con 'Otras Unidades',
ya que en este caso se marcan las dos primeras casillas.
De esta forma, cada vez que se seleccione el proceso en una tirada nos dará la opción de introducir manualmente el valor de esa unidad desconocida para el sistema.
Con todo esto, ya podríamos Guardar y Cerrar siempre desde el botón de la Botonera inferior. Nunca desde la X superior derecha.